Online-Terminvergabe für Ihre Praxis

O-TIS ist die offizielle Online-Terminvergabe in Echtzeit für TIS von EVIDENT.
Durch die volle Integration von O-TIS in den Praxisterminkalender TIS werden alle geplanten Behandlungseinstellungen bei den Online Terminvorschlägen berücksichtigt. Sie bestimmen, wann und welche Behandlungen online gebucht werden dürfen.

Ihre Patienten vereinbaren rund um die Uhr und in wenigen Schritten den gewünschten Termin. Dieser wird in Echtzeit von O-TIS sofort im TIS eingetragen. Mit dieser modernen Terminvergabe bieten Sie Ihren Patienten einen qualitativen Service und entlasten Ihr Praxisteam.

Nicht mehr wegzudenken!

Dank O-TIS wurde unsere Terminbuchung erheblich vereinfacht. Ich kann es mir nicht mehr ohne vorstellen! Routinetermine wie Beratung, Grunduntersuchungen oder Zahnreinigungen können bei uns online vereinbart werden und das natürlich auch außerhalb unserer Sprechzeiten. Das spart Zeit, die wir für die Vereinbarungen von komplexen Behandlungen nutzen können. Unsere Texte in der Warteschleife und auf dem Anrufbeantworter verweisen auf O-TIS. Schließlich können über O-TIS auch alle bestehenden Termine online abgefragt werden. Automatische Terminerinnerungen reduzieren Ausfalltermine ganz erheblich.

Frau Dr. Anne Jacobi
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Wertvolle Unterstützung!

Wir nutzen in unserem Hamburger MVZ Dentologicum & ZMVZ Dentologicum 275 in üBAG GbR die Praxis-Software Evident und das Online-Terminsystem O-TIS.
Die Terminbuchungen unserer Zahnärzte, Kieferorthopädie, Mund- Kiefer- Gesichtschirurgie sowie unserer Prophylaxe-Abteilung, kann seit der Einführung von O-TIS an 365 Tagen im Jahr erfolgen.
Die Zeitersparnis in der Rezeption ist beachtlich, gerade bei einer Zahnklinik. Die Anzahl der Terminausfälle hat sich durch den Einsatz der E-Mail-Funktion für uns erheblich verbessert.
Mit iisii solutions haben wir auch jederzeit einen erreichbaren, kompetenten Ansprechpartner.

MVZ Dentologicum & ZMVZ Dentologicum 275 in üBAG GbR
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Vollintegration in Evident

 

O-TIS ist eine optimale Erweiterung von Ihrem Terminkalender TIS und wurde als Gemeinschaftsprojekt mit EVIDENT entwickelt. Daher ist O-TIS die einzige Software am Markt, die vollständig in EVIDENT integriert ist. Die Aktivierung von O-TIS ist lizenzfrei.

Bei der Online-Terminvergabe O-TIS werden sowohl Behandlungsarten, Behandler, Zimmerbelegungen, Wochenprofile und Abwesenheitsangaben automatisch berücksichtigt. Ohne Aufwand für die Praxis. Mit O-TIS bieten Sie Ihren Patienten rund um die Uhr und in Echtzeit an, Behandlungstermine zu vereinbaren. Alle gebuchten Termine – egal ob online oder in der Praxis vereinbart – stehen dem Patienten online zur Verfügung.

  Patientengewinnung

Neue Patienten für Ihre Praxis. Echtzeit-Termine können sofort, schnell und zu jeder Tageszeit über O-TIS gebucht werden. Dies ist unabhängig von den Öffnungszeiten Ihrer Praxis. So bieten Sie Neupatienten die Möglichkeit ganz flexibel 24 Stunden und 7 Tage die Woche den eigenen Wunschtermin online zu vereinbaren. Über einen deutlichen Hinweis auf Ihrer Homepage können potenzielle Patienten mit wenigen Klicks ihren optimalen Termin finden und auch sofort buchen. So gewinnen Sie neue Patienten für Ihre Praxis und punkten mit einer innovativen Terminvereinbarung.

Effektive Patientenbindung  

Bei dem ersten Praxisbesuch wird die O-TIS Email Adresse in den Stammdaten eingetragen. Damit können dem Stammpatienten erweiterte Behandlungsarten online angeboten und auch Termine für Familienmitglieder vereinbart werden. Terminerinnerungen und Recall stellen sicher, dass Ihre Patienten keinen Behandlungstermin verpassen.

Die direkte Verbindung zwischen Ihrer Praxis und Ihren Patienten wird mit der Zusatzfunktion „Mein O-TIS“ hergestellt. Mit jeder Terminbestätigung erhält der Patient über „Mein O-TIS“ einen persönlichen und direkten Link zu Ihrer Praxis. Damit kann er unmittelbar Termine vereinbaren und alle gebuchten Termine einsehen. Mit diesem Link ist der Patient fest mit Ihrer Praxis verbunden.

So bieten Sie mit O-TIS Ihren Patienten viele attraktive Vorteile und binden Ihre Patienten an Ihre Praxis.

Patienten rundum-Service

 

Mit O-TIS bieten Sie Ihren Patienten einen Rundum-Service. Terminerinnerungen sichern die bestehenden Termine ab und Recall Informationen laden zu einem erneuten Praxisbesuch ein. Auch Kombitermine für unterschiedliche Behandlungsarten können hiermit gesteuert werden. Kollegen können Patienten online an Sie überweisen und direkt den nächsten freien Termin über O-TIS bei Ihnen buchen. Das ist die einzigartige Überweiser-Funktion von O-TIS!

Mit diesem Rundum-Service beschleunigen Sie die Terminvereinbarungen und entlasten Ihr Praxisteam. Mit dem integrierten Auskunftssystem sehen Patienten jederzeit alle vereinbarten Termine und können diese bei Bedarf schnell und einfach verschieben.

Persönliche Beratung

Da keine Praxis wie die andere ist, gehen wir gezielt auf Ihre Bedürfnisse ein. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch, in dem wir Ihnen unsere O-TIS Software vorstellen und auf zahlreiche Vorteile für Ihre Praxis eingehen. Es besteht zudem die Option in unserer Musterpraxis alle Funktionen von O-TIS auszuprobieren. Wir beraten Sie gerne zur innovativen Online-Buchung in Ihrer Praxis!

Vorteile auf einen Blick

  • Nahtlose Zusammenarbeit mit Ihrem bestehenden Terminsystem TIS
  • Praxis bestimmt, wann und welche Behandlungen online gebucht werden dürfen
  • Automatische Terminbuchung, kein Eingreifen Ihres Praxispersonals nötig
  • Ein Kalender für alles, egal ob Terminbuchungen online oder in der Praxis erfolgen
  • Vollautomatische Suche und Vergabe von Terminen
  • Echtzeitbuchung, keine Doppelbelegung von Terminen, keine Falschbuchungen
  • Rund um die Uhr verfügbares Online-Terminbuchungssystem
  • Zeitgemäße und professionelle Terminvergabe
  • Entlasten Sie Ihr Team von Telefonaten und sparen Sie dadurch Zeit und Kosten
  • Intelligenter Dialog, Wunschzeiten, Terminvorschläge und Terminbuchung
  • Reduktion von Terminausfällen durch Patienten-Erinnerungen
  • Gewinnung neuer Patienten mit O-TIS Überweiser-Funktion
  • Selbsterklärende Bedienung, kein Schulungsaufwand für Patient und Praxis
  • Sichere Datenübertragung per SSL und Firewall

  Plattformunabhängig: O-TIS ist plattformunabhängig, egal, ob Ihre Patienten Windows, Apple oder Android einsetzen und mit welchem Browser Sie arbeiten.

So profitieren Ihre Patienten von der Online-Terminierung

  • Terminvereinbarungen jederzeit möglich, auch abends und am Wochenende
  • Interaktive Terminsuche, dadurch hohe Flexibilität
  • Telefonwarteschleifen oder Besetztzeichen gehören der Vergangenheit an
  • Sofortige Terminbestätigung per E-Mail
  • Automatisierte Terminerinnerung per E-Mail oder SMS

FAQ

Bei O-TIS Echtzeitterminen wird direkt auf dem Praxiskalender gebucht. Es werden nur freie Termine für die gewünschte Behandlung, für den gewünschten Behandler und Raum angeboten und sofort in dem Praxiskalender ohne Zutun des Praxispersonals eingetragen, wenn der Patient dem Terminvorschlag zustimmt. Im Praxiskalender sind alle Terminzusatzinformationen ersichtlich und dass Termin online vereinbart worden ist. Die Auslastung der Praxis wird nicht veröffentlicht. Bei Echtzeitterminen kann lesen und schreiben, berücksichtigt den Terminkontext und erfordert kein manuelles Zutun des Praxispersonals.

Bei einer Echtzeit-Schnittstelle werden nur freie Termine aus dem Praxiskalender ausgelesen und zur Online Buchung angeboten. Bei der Ermittlung der freien Termine geht der Terminkontext verloren, so wir nicht berücksichtigt, welche Behandlung, welcher Behandler und in welchem Raum der freie Termin vorgesehen war.

Zudem muss bei der Buchung des Termins die Praxis den gebuchten Termin in den Praxiskalender manuell eintragen und überprüfen, ob der Termin überhaupt noch frei war. Ob jede Praxis erfreut ist, die Auslastung der Praxis in Form von freien Terminen im Internet zu veröffentlichen, sei dahingestellt. Eine Echtzeit Schnittstelle kann nur lesen, verliert den Terminkontext und erfordert Arbeitszeit vom Praxispersonal.

Der Echtzeit-Terminkalender O-TIS hat einen prinzipiellen Vorteil gegenüber allen Online-Buchungskalender, er ist in der Praxissoftware voll integriert, kann auf alle Informationen der elektronischen Karteikarte zugreifen und bei allen Terminierungen, Terminerinnerungen und Recall die Behandlungsdaten und patientenbezogene individuellen Eintragungen berücksichtigen. Der Echtzeit-Terminkalender O-TIS benötigen daher keinen extra Online-Buchungskalender.

Da alle Online-Buchungskalender keinen Vollzugriff auf die Praxiskalender haben, müssen sie extra einen zusätzlichen Online-Buchungskalender führen, um überhaupt Online-Terminbuchungen anbieten zu können. Dabei wird mit freien Terminzeitscheiben gearbeitet, diese werden als geblockte freie Termine manuell oder über eine Echtzeit-Schnittstelle gefüllt und stehen im Internet öffentlich zur Buchung zur Verfügung. Bei der Terminbuchung müssen dann die Termindaten manuell von dem Praxispersonal in den Praxiskalender eingetragen werden.

Der Echtzeit-Terminkalender O-TIS dagegen greift auf die tagesaktuellen Praxis- und Patientendaten zu und kann daher eine umfassende Terminerinnerungen für alle Patienten durchführen, selbst für die, die niemals einen Online-Termin gebucht haben.

Mit dem Zugriff auf die individuellen Patienten- und Behandlungsdaten kann der Echtzeit-Terminkalender O-TIS einen medizinisch sachlich begründeten Recall ausführen.

Die Terminerinnerungen bei Online-Buchungskalender beziehen sich nur auf die online vereinbarten Termine und können nicht die Terminstornierungen bzw. Terminverschiebungen berücksichtigen, die telefonisch oder persönlich in der Praxis erfolgt sind. Termine, die in der Praxis vereinbart worden sind, werden nicht berücksichtigt.

Bei einem Recall verhält es sich ebenso, es werden starre Zeitabstände bei Behandlungen angenommen. Es werden keine individuellen patientenbezogenen Zeitabstände berücksichtigt, ebenso wenig werden zwischenzeitlich erfolgte Behandlungen mit Einfluss auf den Recall des Patienten einbezogen. Online-Buchungskalender haben einfach keinen Zugriff auf die Patientenkarteikarte.

Bisher war es der Normalfall, dass die Online-Buchungskalender mit dem Praxisterminkalender synchronisiert wurde. Dieser zusätzliche Aufwand entfällt, wenn man den Praxiskalender abschaltet und nur mit dem Online-Buchungskalender arbeitet. Neben dem Risiko, dass der Online-Buchungskalender nicht alle Funktionen des Praxiskalender bietet, bleibt die Notwendigkeit, die Patientendaten doppelt zu führen und das Behandlungsprofil, an welchen Wochentagen, welche Behandlung, von welchem Behandler erfolgen soll, in den Online-Buchungskalender einzutragen.

Alle Informationen aus der elektronischen Karteikarte, die Einfluss auf die Terminierung haben, gehen verloren. Die Terminierung einer komplexen Behandlungsplanung entfällt, ebenso wie ein medizinisch begründeter Recall.

Neben dem Datenschutzthema, dass Patientendaten zwingend auf den Servern des Online-Buchungskalender Anbieters gespeichert werden müssen, bleibt das Risiko der Internetverfügbarkeit für einen geordneten Praxisbetrieb. Patienten, die nicht mit der Weitergabe ihrer Daten einverstanden sind, müssen wieder auf einem Papierkalender geführt oder ihre Behandlung abgelehnt werden.

Alle Online-Buchungskalender bieten alle verfügbaren Termine als Zeitangabe zur Buchung an. Das ist die Folge aus der primitiven Zeitscheiben Architektur, erst wird die freie Zeitscheibe ausgewählt und anschließend mit Behandlungsdaten und Behandler befüllt. Gedanklich basiert dieses Vorgehen auf der Vorlage des Papierkalenders, bei dem auf einen Blick alle Terminlücken sichtbar sind und ausgefüllt werden.

Dabei wird völlig außer Acht gelassen, dass die Auslastung einer Praxis im Internet veröffentlicht wird. Neben Datenschutz Problemen ist das aus Wettbewerbsgründen bedenklich.

Dabei ist die Anzeige der freien Terminzeitscheiben gar nicht erforderlich. Eine viel intelligentere Alternative bietet ein Echtzeit-Terminkalender O-TIS. Im Dialog wird ermittelt, ob es sich um einen Neu- oder Stammpatienten handelt, die passenden Behandlungsarten werden zur Auswahl angeboten und der gewünschte Behandler ausgewählt. Dann werden sofort wenige Termine angeboten, die alle gewünschten Eigenschaften erfüllen und der Patient kann direkt buchen. Optional kann der Patient ein bestimmtes Datum oder Wochentag wünschen. Mit der intelligenten Suche erspart man dem Patienten, die freie Zeitscheiben durchzublättern, um anschließend festzustellen, dass die Behandlung für diese Zeitscheibe nicht möglich ist.

Der intelligente Suchagent des Echtzeit-Terminkalender O-TIS ist allen Zeitscheiben Suchverfahren vom Benutzungskomfort und auch zeitlich überlegen, zudem vermeidet er den Einblick in die Auslastung der Praxis.

  • O-TIS ist ein gemeinsames Produkt von EVIDENT und von iisii solutions und basiert auf dem über Jahrzehnte praxiserprobte EVDIENT Terminkalendersystem TIS. Bei der Entwicklung von O-TIS wurde größter Wert auf die volle Integration in das bestehende Terminkalendersystem TIS gelegt und bei der Echtzeitterminvergabe werden alle Vorgaben der Praxis berücksichtigt.
  • Daher wird O-TIS als einzig autorisierter Echtzeit-Terminkalender von EVDIENT empfohlen und kann auch über EVDIENT bestellt werden. EVIDENT und iisii haben eine langjährige Zusammenarbeit vereinbart, sodass die Weiterentwicklung von O-TIS gesichert ist.
  • O-TIS erkennt an den Patientenstammdaten, ob es sich um einen Neu- oder Stammpatient handelt, O-TIS kennt dann die passenden Behandlungsarten, die für den Patienten und für die Online Buchung freigegeben sind, und welcher Behandler dafür in Frage kommt.
  • Terminvorschläge von O-TIS stammen von dem TIS Suchagenten und es ist gesichert, dass die vorgeschlagenen Termine passen und auch frei sind. Sobald der Patient den Termin akzeptiert, wird dieser in Echtzeit im TIS eingetragen und es ist für die Praxis ersichtlich, dass es sich um einen O-TIS Termin handelt.
  • Alle Termine eines Patienten, egal ob in der Praxis manuell oder per O-TIS vereinbart, sind gleichwertig. Daher kann ein Patient alle Termine online einsehen, verschieben oder stornieren. Das entlastet die Praxis Rezeption von den „Terminanrufen“. Natürlich können alle Terminbuchungen und Terminabfragen rund um die Uhr und an allen Wochentagen erfolgen.
  • Terminerinnerungen und Patienten-Recall basieren auf allen im TIS gebuchten Terminen und auf den EVIDENT Behandlungsdaten und erfolgen online per E-Mail oder per SMS.
  • Mit der Einrichtung von O-TIS ist O-TIS sofort einsatzbereit. Eintragungen in einem externen Online-Buchungskalender sind nicht erforderlich, weil alle Steuerungsdaten bereits im TIS vorhanden sind.
  • O-TIS Termine werden ohne manuelles Zutun des Praxispersonals sofort in Echtzeit gebucht, mit allen Zusatzinformationen ins TIS eingetragen und die Praxis erhält zusätzlich eine E-Mail Kopie der Terminbestätigung des Patienten.
  • Da O-TIS zwischen Neu- und Stammpatienten unterscheiden kann, können den Patienten passende Dokumente mit der Terminbestätigungsemail zugeschickt werden. Die Praxis bestimmt selbst, welche Dokumente angehängt werden sollen.
  • O-TIS kennt auch Familien, daher erfragt O-TIS, für welches Familienmitglied der neue Online Termin gedacht ist und trägt den korrekten Patienten in TIS ein.
  • OTIS kennt die Überweiser der Praxis. Als Überweiser kann der überweisende Zahnarzt für seine Patienten Online Termine buchen, dabei wird in TIS der Patientenname und die Patiententelefonnummer eingetragen.