Online-Terminvergabe für Ihre Praxis

O-TIS ist die offizielle Online-Terminvergabe in Echtzeit für TIS von EVIDENT.
Durch die volle Integration von O-TIS in den Praxisterminkalender TIS werden alle geplanten Behandlungseinstellungen bei den Online Terminvorschlägen berücksichtigt. Sie bestimmen, wann und welche Behandlungen online gebucht werden dürfen.

Ihre Patienten vereinbaren rund um die Uhr und in wenigen Schritten den gewünschten Termin. Dieser wird in Echtzeit von O-TIS sofort im TIS eingetragen. Mit dieser modernen Terminvergabe bieten Sie Ihren Patienten einen qualitativen Service und entlasten Ihr Praxisteam.

Jetzt neu: O-TIS 2.0

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Die Integration von O-TIS in EVIDENT ermöglicht einen nahtlosen Terminbuchungsprozess, der ohne manuelles Eingreifen von Ihnen oder Ihrem Praxisteam auskommt. Dies bedeutet, dass Patienten online Termine buchen können, die direkt in Ihr Termin- und Informationsverwaltungssystem (TIS) übertragen werden. Alle relevanten Informationen pflegen sie weiterhin an einer zentralen Stelle – EVIDENT. Das verhindert Terminierungsfehler, da nur TIS zum Einsatz kommt.

Mit O-TIS 2.0 erhalten Sie eine überarbeitete und moderne Benutzeroberfläche. Bereits bei der Terminierung beantwortet der Patient wichtige Fragen und erhält mit der Terminbestätigung alle behandlungsrelevanten Dokumente. Das verkürzt die Aufnahmezeit am Empfang und entlastet Ihr Personal. Zudem können Ihre Patienten Termine zu jeder Tages- und Nachtzeit online buchen, verschieben oder stornieren. Die digitale Terminauskunft steht allen registrierten Patienten zur Verfügung, unabhängig von der Art der Terminbuchung.

Eine automatisierte Terminerinnerung über E-Mail und/oder SMS aller Patiententermine ist selbstverständlich und kann über unsere Server und somit ohne Installationsaufwand bei Ihnen in der Praxis erfolgen.

Ihre Vorteile

SMS Versand via EVIDENT

Wenn Sie Ihre Patienten via EVIDENT per SMS erreichen möchten, können Sie dies ab sofort mit iisii solutions.

Und dies kostengünstig ohne monatliche Grundgebühr, Sie bezahlen nur die versendeten SMS. Es gibt keine Vertragslaufzeit und Sie können das Abo jederzeit ändern.

Die O-TIS App

Angenommen, Sie genießen gerade Ihre Freizeit irgendwo in der Natur und möchten wissen, wann Sie am Folgetag in der Praxis erwartet werden. Was bislang nur mit hohen technischem Aufwand möglich war, leistet jetzt im Handumdrehen die neue O-TIS-App.

Damit haben Sie über Ihr Smartphone Zugriff auf alle Termine im Termin-Infosystem von EVIDENT (TIS) und können in Sekundenschnelle sehen, wann auf welchen Behandler welcher Patient wartet, inklusive Details zu Standorten, Behandlungen, Räumen und Patientendaten.

Persönliche Beratung

Da keine Praxis wie die andere ist, gehen wir gezielt auf Ihre Bedürfnisse ein. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch, in dem wir Ihnen unsere O-TIS Software vorstellen und auf zahlreiche Vorteile für Ihre Praxis eingehen. Es besteht zudem die Option in unserer Musterpraxis alle Funktionen von O-TIS auszuprobieren. Wir beraten Sie gerne zur innovativen Online-Buchung in Ihrer Praxis!

Vorteile auf einen Blick

  • Nahtlose Zusammenarbeit mit Ihrem bestehenden Terminsystem TIS
  • Praxis bestimmt, wann und welche Behandlungen online gebucht werden dürfen
  • Automatische Terminbuchung, kein Eingreifen Ihres Praxispersonals nötig
  • Ein Kalender für alles, egal ob Terminbuchungen online oder in der Praxis erfolgen
  • Vollautomatische Suche und Vergabe von Terminen
  • Echtzeitbuchung, keine Doppelbelegung von Terminen, keine Falschbuchungen
  • Rund um die Uhr verfügbares Online-Terminbuchungssystem
  • Zeitgemäße und professionelle Terminvergabe
  • Entlasten Sie Ihr Team von Telefonaten und sparen Sie dadurch Zeit und Kosten
  • Intelligenter Dialog, Wunschzeiten, Terminvorschläge und Terminbuchung
  • Reduktion von Terminausfällen durch Patienten-Erinnerungen
  • Gewinnung neuer Patienten mit O-TIS Überweiser-Funktion
  • Selbsterklärende Bedienung, kein Schulungsaufwand für Patient und Praxis
  • Sichere Datenübertragung per SSL und Firewall

Plattformunabhängig: O-TIS ist plattformunabhängig, egal, ob Ihre Patienten Windows, Apple oder Android einsetzen und mit welchem Browser Sie arbeiten.

So profitieren Ihre Patienten von der Online-Terminierung

  • Terminvereinbarungen jederzeit möglich, auch abends und am Wochenende
  • Interaktive Terminsuche, dadurch hohe Flexibilität
  • Telefonwarteschleifen oder Besetztzeichen gehören der Vergangenheit an
  • Sofortige Terminbestätigung per E-Mail
  • Automatisierte Terminerinnerung per E-Mail oder SMS

FAQ

Bei O-TIS Echtzeitterminen wird direkt auf dem Praxiskalender gebucht. Es werden nur freie Termine für die gewünschte Behandlung, für den gewünschten Behandler und Raum angeboten und sofort in dem Praxiskalender ohne Zutun des Praxispersonals eingetragen, wenn der Patient dem Terminvorschlag zustimmt. Im Praxiskalender sind alle Terminzusatzinformationen ersichtlich und dass Termin online vereinbart worden ist. Die Auslastung der Praxis wird nicht veröffentlicht. Bei Echtzeitterminen kann lesen und schreiben, berücksichtigt den Terminkontext und erfordert kein manuelles Zutun des Praxispersonals.

Bei einer Echtzeit-Schnittstelle werden nur freie Termine aus dem Praxiskalender ausgelesen und zur Online Buchung angeboten. Bei der Ermittlung der freien Termine geht der Terminkontext verloren, so wir nicht berücksichtigt, welche Behandlung, welcher Behandler und in welchem Raum der freie Termin vorgesehen war.

Zudem muss bei der Buchung des Termins die Praxis den gebuchten Termin in den Praxiskalender manuell eintragen und überprüfen, ob der Termin überhaupt noch frei war. Ob jede Praxis erfreut ist, die Auslastung der Praxis in Form von freien Terminen im Internet zu veröffentlichen, sei dahingestellt. Eine Echtzeit Schnittstelle kann nur lesen, verliert den Terminkontext und erfordert Arbeitszeit vom Praxispersonal.

Der Echtzeit-Terminkalender O-TIS hat einen prinzipiellen Vorteil gegenüber allen Online-Buchungskalender, er ist in der Praxissoftware voll integriert, kann auf alle Informationen der elektronischen Karteikarte zugreifen und bei allen Terminierungen, Terminerinnerungen und Recall die Behandlungsdaten und patientenbezogene individuellen Eintragungen berücksichtigen. Der Echtzeit-Terminkalender O-TIS benötigen daher keinen extra Online-Buchungskalender.

Da alle Online-Buchungskalender keinen Vollzugriff auf die Praxiskalender haben, müssen sie extra einen zusätzlichen Online-Buchungskalender führen, um überhaupt Online-Terminbuchungen anbieten zu können. Dabei wird mit freien Terminzeitscheiben gearbeitet, diese werden als geblockte freie Termine manuell oder über eine Echtzeit-Schnittstelle gefüllt und stehen im Internet öffentlich zur Buchung zur Verfügung. Bei der Terminbuchung müssen dann die Termindaten manuell von dem Praxispersonal in den Praxiskalender eingetragen werden.

Der Echtzeit-Terminkalender O-TIS dagegen greift auf die tagesaktuellen Praxis- und Patientendaten zu und kann daher eine umfassende Terminerinnerungen für alle Patienten durchführen, selbst für die, die niemals einen Online-Termin gebucht haben.

Mit dem Zugriff auf die individuellen Patienten- und Behandlungsdaten kann der Echtzeit-Terminkalender O-TIS einen medizinisch sachlich begründeten Recall ausführen.

Die Terminerinnerungen bei Online-Buchungskalender beziehen sich nur auf die online vereinbarten Termine und können nicht die Terminstornierungen bzw. Terminverschiebungen berücksichtigen, die telefonisch oder persönlich in der Praxis erfolgt sind. Termine, die in der Praxis vereinbart worden sind, werden nicht berücksichtigt.

Bei einem Recall verhält es sich ebenso, es werden starre Zeitabstände bei Behandlungen angenommen. Es werden keine individuellen patientenbezogenen Zeitabstände berücksichtigt, ebenso wenig werden zwischenzeitlich erfolgte Behandlungen mit Einfluss auf den Recall des Patienten einbezogen. Online-Buchungskalender haben einfach keinen Zugriff auf die Patientenkarteikarte.

Bisher war es der Normalfall, dass die Online-Buchungskalender mit dem Praxisterminkalender synchronisiert wurde. Dieser zusätzliche Aufwand entfällt, wenn man den Praxiskalender abschaltet und nur mit dem Online-Buchungskalender arbeitet. Neben dem Risiko, dass der Online-Buchungskalender nicht alle Funktionen des Praxiskalender bietet, bleibt die Notwendigkeit, die Patientendaten doppelt zu führen und das Behandlungsprofil, an welchen Wochentagen, welche Behandlung, von welchem Behandler erfolgen soll, in den Online-Buchungskalender einzutragen.

Alle Informationen aus der elektronischen Karteikarte, die Einfluss auf die Terminierung haben, gehen verloren. Die Terminierung einer komplexen Behandlungsplanung entfällt, ebenso wie ein medizinisch begründeter Recall.

Neben dem Datenschutzthema, dass Patientendaten zwingend auf den Servern des Online-Buchungskalender Anbieters gespeichert werden müssen, bleibt das Risiko der Internetverfügbarkeit für einen geordneten Praxisbetrieb. Patienten, die nicht mit der Weitergabe ihrer Daten einverstanden sind, müssen wieder auf einem Papierkalender geführt oder ihre Behandlung abgelehnt werden.

Alle Online-Buchungskalender bieten alle verfügbaren Termine als Zeitangabe zur Buchung an. Das ist die Folge aus der primitiven Zeitscheiben Architektur, erst wird die freie Zeitscheibe ausgewählt und anschließend mit Behandlungsdaten und Behandler befüllt. Gedanklich basiert dieses Vorgehen auf der Vorlage des Papierkalenders, bei dem auf einen Blick alle Terminlücken sichtbar sind und ausgefüllt werden.

Dabei wird völlig außer Acht gelassen, dass die Auslastung einer Praxis im Internet veröffentlicht wird. Neben Datenschutz Problemen ist das aus Wettbewerbsgründen bedenklich.

Dabei ist die Anzeige der freien Terminzeitscheiben gar nicht erforderlich. Eine viel intelligentere Alternative bietet ein Echtzeit-Terminkalender O-TIS. Im Dialog wird ermittelt, ob es sich um einen Neu- oder Stammpatienten handelt, die passenden Behandlungsarten werden zur Auswahl angeboten und der gewünschte Behandler ausgewählt. Dann werden sofort wenige Termine angeboten, die alle gewünschten Eigenschaften erfüllen und der Patient kann direkt buchen. Optional kann der Patient ein bestimmtes Datum oder Wochentag wünschen. Mit der intelligenten Suche erspart man dem Patienten, die freie Zeitscheiben durchzublättern, um anschließend festzustellen, dass die Behandlung für diese Zeitscheibe nicht möglich ist.

Der intelligente Suchagent des Echtzeit-Terminkalender O-TIS ist allen Zeitscheiben Suchverfahren vom Benutzungskomfort und auch zeitlich überlegen, zudem vermeidet er den Einblick in die Auslastung der Praxis.

  • O-TIS ist ein gemeinsames Produkt von EVIDENT und von iisii solutions und basiert auf dem über Jahrzehnte praxiserprobte EVDIENT Terminkalendersystem TIS. Bei der Entwicklung von O-TIS wurde größter Wert auf die volle Integration in das bestehende Terminkalendersystem TIS gelegt und bei der Echtzeitterminvergabe werden alle Vorgaben der Praxis berücksichtigt.
  • Daher wird O-TIS als einzig autorisierter Echtzeit-Terminkalender von EVDIENT empfohlen und kann auch über EVDIENT bestellt werden. EVIDENT und iisii haben eine langjährige Zusammenarbeit vereinbart, sodass die Weiterentwicklung von O-TIS gesichert ist.
  • O-TIS erkennt an den Patientenstammdaten, ob es sich um einen Neu- oder Stammpatient handelt, O-TIS kennt dann die passenden Behandlungsarten, die für den Patienten und für die Online Buchung freigegeben sind, und welcher Behandler dafür in Frage kommt.
  • Terminvorschläge von O-TIS stammen von dem TIS Suchagenten und es ist gesichert, dass die vorgeschlagenen Termine passen und auch frei sind. Sobald der Patient den Termin akzeptiert, wird dieser in Echtzeit im TIS eingetragen und es ist für die Praxis ersichtlich, dass es sich um einen O-TIS Termin handelt.
  • Alle Termine eines Patienten, egal ob in der Praxis manuell oder per O-TIS vereinbart, sind gleichwertig. Daher kann ein Patient alle Termine online einsehen, verschieben oder stornieren. Das entlastet die Praxis Rezeption von den „Terminanrufen“. Natürlich können alle Terminbuchungen und Terminabfragen rund um die Uhr und an allen Wochentagen erfolgen.
  • Terminerinnerungen und Patienten-Recall basieren auf allen im TIS gebuchten Terminen und auf den EVIDENT Behandlungsdaten und erfolgen online per E-Mail oder per SMS.
  • Mit der Einrichtung von O-TIS ist O-TIS sofort einsatzbereit. Eintragungen in einem externen Online-Buchungskalender sind nicht erforderlich, weil alle Steuerungsdaten bereits im TIS vorhanden sind.
  • O-TIS Termine werden ohne manuelles Zutun des Praxispersonals sofort in Echtzeit gebucht, mit allen Zusatzinformationen ins TIS eingetragen und die Praxis erhält zusätzlich eine E-Mail Kopie der Terminbestätigung des Patienten.
  • Da O-TIS zwischen Neu- und Stammpatienten unterscheiden kann, können den Patienten passende Dokumente mit der Terminbestätigungsemail zugeschickt werden. Die Praxis bestimmt selbst, welche Dokumente angehängt werden sollen.
  • O-TIS kennt auch Familien, daher erfragt O-TIS, für welches Familienmitglied der neue Online Termin gedacht ist und trägt den korrekten Patienten in TIS ein.
  • OTIS kennt die Überweiser der Praxis. Als Überweiser kann der überweisende Zahnarzt für seine Patienten Online Termine buchen, dabei wird in TIS der Patientenname und die Patiententelefonnummer eingetragen.